Der Entstehungsvorgang einer Urkunde begann in der Regel mit einem Antrag, der Bitte (petitio) des Empfängers, die durch die Intervention von Fürsprechern unterstüzt werden konnte. Nach dem Vollzug des Rechtsgeschäfts gab der Aussteller den Beurkundungsbefehl, die Urkunde wurde - nicht selten unter Benutzung früherer Verleihungen handelte - ausgefertigt (mundiert) und vollzogen (beglaubigt), teilweise durch einen Vollziehungsstrich im Monogramm, stets aber durch das Siegel, das die in merowingischer Zeit noch übliche Unterschrift ersetzte. Anschließend wurde die Urkunde ausgehändigt (traditio cartae) und öffentlich verlesen. Damit war das Rechtsgeschäft vollzogen (traditio per cartam).
Das Siegel war im Mittelalter das wichtigste Beglaubigungsmittel. Im frühen Mittelalter weitgehend auf Königs- und Papsturkunden beschränkt, wurde es erst seit dem hohen Mittelalter auch für Bischöfe, Äbte, weltliche Fürsten und Städte üblich. Daneben, in Privaturkunden auch an seiner Stelle, sorgten Zeugen für die Gewährleistung des Urkundeninhalts. Privaturkunden weisen regelmäßig, Königsurkunden gelegentlich, vor allem seit staufischer Zeit, Zeugenreihen auf (über die wir Personenreihen in den Blick bekommen.) Weitere (hoch- und spätmittelalterliche) Beglaubigungsmittel sind das besonders in Norddeutschland udn Flandern verbreitete Chirograph, bei dem zwei untereinander geschriebene, identische Urkunden auf unregelmäßige Weise oder mitten durch ein Wort zerschnitten und jeweils dem Aussteller und Empfänger ausgehängt wurden.
Sicherer war die Aufbewahrung an öffentlicher Stelle (nach Vorbild des spätantiken Allegationsverfahrens), die aber eine geordnete Bürokratie voraussetzte, wie sich sich erst in den späteren Jahrhunderten des Mittelalters wieder auszubilden begann. In dieser Zeit bediente man sich auch gern der Notariatsinstrumente öffentlich anerkannter Notare, die jeweils ihn eigenes Zeichen (Signet) hatten. Deshalb sind Urkunden in der Regel im Archiv des Empfängers (oder seines Rechtsnachfolgers) überliefert. Erhalten sind daher vor allem Urkunden für geistliche Institutionen, Urkunden für weltliche Empfänger meist nur dann, wenn die darin verbrieften Rechte später an eine geistliche Institution gelangten (und die Urkunden deshalb als Vorgängerurkunde mit dem Besitz übergeben wurde).
Die regelmäßige Registerführung setzte in der päpstlichen Kanzlei 1198 ein, fast gleichzeitig in den Kanzleien der westeuropäischen Reiche. Erst wesentlich später begannen auch die Kanzleien im Reich damit, Register zu führen. Ohne Register konnte ein Aussteller nicht feststellen, welche Urkunden er oder seine Vorgänger ausgestellt hatten. Erst im 14. Jahrhundert beginnt die Erschließung der chronologisch geführten Register durch Indesierung. Erst von diesem Zeitpunkt an, kann die Kanzlei als "institutionelles Gedächtnis" des Ausstellers fungieren.
Die folgende Abbildung zeigt die in der MGH nachgewiesenen Königs- und Kaiserurkunden:
